Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem der Dawonia

Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem der Dawonia

Allgemeine Informationen

Dawonia stellt die Wahrung von Recht und Gesetz durch eine umfassende Compliance Organisation, rechtssichere Prozesse und sonstige Maßnahmen zur Prävention von und Reaktion auf mögliche Regelverstöße sicher. Hierzu zählt auch der Betrieb eines Hinweisgeberportals.

Dieses können die Mitarbeiter:innen der Dawonia und Externe nutzen, um ein mögliches Fehlverhalten zu äußern und so zu dessen Aufklärung und Verfolgung beizutragen.

Nachfolgend informieren wir Sie nach Art. 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen der Nutzung des Hinweisgeberportals und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

Dawonia wird diese personenbezogenen Daten nur nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten. Diese Vorgaben ergeben sich insbesondere aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die vorliegenden Datenschutzhinweise enthalten weitergehende Erläuterungen zu Datenverarbeitungen, die der Erfassung und Aufklärung der über das Hinweisgeberportal eingegangenen Hinweise dienen („Aufklärungsmaßnahmen“). Sie ergänzen unsere allgemeine Datenschutzhinweise für Mitarbeiter:innen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Für die Verarbeitungen Ihrer Daten sind die folgenden personalführenden Gesellschaften der Dawonia (Dawonia Real Estate GmbH & Co. KG, Dawonia Management GmbH und Dawonia Gebäudemanagement GmbH) gemeinsam verantwortlich i.S.d. Art. 26 DSGVO, soweit sie die Zwecke und die Mittel der Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen des Hinweisgeberportals gemeinsam festlegen.

Die Dawonia Management GmbH, als Anlaufstelle für Anfragen, erreichen Sie mit den folgenden Kontaktdaten:

Dom-Pedro-Straße 19
80637 München
info@dawonia.de

Oder richten Sie Ihre Fragen rund um den Datenschutz bitte an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten, Herrn Syndikusrechtsanwalt Mümtaz Kilic: 

Dawonia Management GmbH 
- Datenschutz - 
Dom-Pedro-Straße 19 
80637 München 
E-Mail: datenschutz@dawonia.de 

Je nach Art und Umfang der gebotenen Maßnahmen wird Dawonia gegebenenfalls weisungsfreie Dienstleister mit der konkreten Durchführung der entsprechenden Aufklärungsmaßnahmen betrauen. Zu diesen Dienstleistern können etwa Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwaltskanzleien oder Steuerberater zählen. In diesem Fall handeln die Dienstleister oftmals als eigene datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen verarbeiten wir gegebenenfalls die nachfolgenden Daten bzw. Datenkategorien:

• Zeitpunkt, Inhalt und sonstige relevante Umstände in Bezug auf die von hinweisgebenden Personen übermittelten Hinweise. Hierzu gehört beispielsweise, ob der Hinweisgeber den Hinweis über einen internen oder einen externen Meldekanal eingereicht hat. Falls die hinweisgebende Person im Rahmen des Hinweises ihre Identität offenlegt, wird diese ebenfalls verarbeitet.
• Gegebenenfalls betriebliche Informationen (z.B. Funktion im Unternehmen, Berufsbezeichnung, mögliche Vorgesetztenstellung, berufliche E-Mail-Adresse, berufliche Telefonnummer)
• Betrieblich veranlasste Dokumente: Wir werden im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen gegebenenfalls auch betrieblich veranlasste Dokumente auswerten. Dazu können im Einzelfall Reisekostenabrechnungen, Zeitnachweise bzw. Stundenaufstellungen, Verträge, Leistungsnachweise, Fahrtenbücher oder Rechnungen zählen. Diese Dokumente können auch personenbezogene Daten über Sie enthalten.
• Zudem können Aufklärungsmaßnahmen Rückschlüsse auf Ihr Kommunikationsverhalten bei der Nutzung betrieblicher Kommunikationssysteme zulassen. Dawonia wird beispielsweise im Rahmen von E-Mail-Auswertungen gegebenenfalls auch Zugriff auf die Inhalte von E-Mails in Ihrem betrieblichen E-Mail-Postfach nehmen. Daneben wird Dawonia gegebenenfalls Log-Daten oder Metadaten auswerten.
• Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen werden wir gegebenenfalls allgemeine persönliche Angaben über Sie verarbeiten (z. B. Name, private Anschrift, private Telefonnummer, private E-Mail-Adresse).
• In Einzelfällen können auszuwertende Datensätze gegebenenfalls auch Rückschlüsse auf Sie betreffende private Inhalte zulassen. Dies kann etwa der Fall sein, wenn ein von einem Hinweisgeber übermittelter Hinweis entsprechende Inhalte enthält. Dawonia wird aber durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass Datensätze mit rein privatem Inhalt nicht ausgewertet werden.
• Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen müssen wir gegebenenfalls auch Daten über Sie erheben, welche Rückschlüsse auf Sie betreffende Straftaten oder strafrechtliche Verurteilungen zulassen. Dawonia wird diese Daten aber nur nach Maßgabe der einschlägigen Datenschutzvorgaben, insbesondere Art. 10 DSGVO, verarbeiten.
• In Einzelfällen erheben wir im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Dies kann etwa der Fall sein, wenn ein von einem Hinweisgeber übermittelter Hinweis entsprechende Daten enthält. Zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählen etwa Gesundheitsdaten, Daten über eine mögliche Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrische Daten oder Daten über politische oder religiöse Einstellungen. Dawonia wird solche Daten nur nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO bzw. § 26 Abs. 3 BDSG, verarbeiten.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zwecke der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?  

Dawonia verarbeitet Ihre Daten im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für die folgenden konkreten Compliance- und Aufklärungszwecke:

3.1. Prüfung der Plausibilität von Hinweisen

Dawonia wird vor der Einleitung von Aufklärungsmaßnahmen unter anderem prüfen, ob die von den Hinweisgebern übermittelten Hinweise plausibel erscheinen und auf einen Regelverstoß durch einen Mitarbeiter der Dawonia schließen lassen. Die Verarbeitung Ihrer Daten dient unter anderem dieser Plausibilitätsprüfung.

3.2. Aufklärung von Fehlverhalten

Aufklärungsmaßnahmen können der Aufdeckung und Aufklärung von möglichen arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen oder Straftaten von Mitarbeiter:innen der Dawonia in Wahrnehmung ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten sowie sonstiger Regelverstöße und Missstände innerhalb des Unternehmens dienen. Dies betrifft beispielsweise die Aufdeckung und Ahndung von Betrugshandlungen, Korruption, Steuerstraftaten, Kartellverstößen, Geldwäsche oder sonstigen Wirtschaftsdelikten oder auch von Verletzungen des Dawonia Verhaltenskodex (Code of Conduct). Dawonia kann zulässige Datenverarbeitungen im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen insbesondere auf die folgenden Rechtsgrundlagen stützen:

• Umsetzung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG):

Datenverarbeitungen im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen können unter anderem für die Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Mitarbeitern erforderlich sein. Dies gilt beispielweise für Aufklärungsmaßnahmen zur Aufdeckung von arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen, welche keine Straftat begründen. Aufklärungsmaßnahmen können auch für die Abwicklung von Arbeitsverhältnissen erforderlich sein. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn Dawonia auf Basis der im Rahmen einer Aufklärungsmaßnahme gewonnenen Erkenntnisse arbeitsrechtliche Sanktionen gegen einen Betroffenen verhängt.

• Aufklärung von Straftaten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG):

Falls Aufklärungsmaßnahmen der Aufdeckung von möglichen Straftaten im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen dienen, können diese gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG gerechtfertigt sein. Dawonia wird die entsprechenden Datenverarbeitungen aber nur dann auf § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG stützen, wenn dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht einer Straftat im Beschäftigungsverhältnis begründen und die Interessen des Betroffenen nicht überwiegen.

3.3. Umsetzung von gesetzlichen Pflichten

Dawonia unterliegt umfassenden gesetzlichen Aufsichts- und Compliance-Pflichten. Aufklärungsmaßnahmen dienen der Umsetzung von diesen und anderen gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

3.4. Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens

Weiterhin fließen die Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen – soweit sie dafür geeignet sind – auch in allgemeine, präventive Compliance-Maßnahmen (z.B. Schulungen) ein und tragen so dazu bei, dass künftige arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder Straftaten von Mitarbeitern der Dawonia verhindert oder erschwert werden. Hierbei handelt es sich um ein berechtigtes Interesse von Dawonia (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dawonia wird sicherstellen, dass Maßnahmen zur Wahrung berechtigter Interessen nur durchgeführt werden, soweit nicht entgegenstehende berechtigte Interessen und Rechte der hiervon betroffenen Mitarbeiter und weiteren Betroffenen überwiegen.

3.5. Rechtsausübung

Aufklärungsmaßnahmen können auch der Kompensation und Abwehr von drohenden wirtschaftlichen oder sonstigen Schäden oder Nachteilen für Dawonia und damit der effektiven Rechtsverteidigung, der Ausübung und Durchsetzung von Rechten dienen. Beispielsweise wird Dawonia die durch Aufklärungsmaßnahmen ermittelten Ergebnisse und Informationen gegebenenfalls im Rahmen von arbeitsgerichtlichen Verfahren oder sonstigen Rechtsstreitigkeiten nutzen. Hierbei handelt es sich um ein berechtigtes Interesse von Dawonia (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dawonia wird sicherstellen, dass Maßnahmen zur Wahrung berechtigter Interessen nur durchgeführt werden, soweit nicht entgegenstehende berechtigte Interessen und Rechte der hiervon betroffenen Mitarbeiter und weiteren Betroffenen überwiegen.

3.6. Entlastung von Beschäftigten und weiteren Betroffenen

Dawonia ergreift in Abstimmung mit dem jeweils Betroffenen auch geeignete Aufklärungsmaßnahmen, um mögliche Vorwürfe gegen zu Unrecht in Verdacht geratene Betroffene aufzuklären und diese zu entlasten (sog. Rehabilitierung). Hierbei handelt es sich grundsätzlich um ein berechtigtes Interesse eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dawonia wird sicherstellen, dass Maßnahmen zur Wahrung berechtigter Interessen nur durchgeführt werden, soweit nicht entgegenstehende berechtigte Interessen und Rechte der hiervon betroffenen Mitarbeiter und weiteren Betroffenen überwiegen.

3.7. Umsetzung Mitwirkungspflichten

Dawonia kann gegebenenfalls aufgrund gesetzlicher Mitwirkungspflichten dazu verpflichtet sein, die im Rahmen der Aufklärungsmaßnahmen erhobenen Daten an Strafverfolgungsbehörden oder sonstige Behörden weiterzuleiten. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn eine Strafverfolgungsbehörde als Folge einer Aufklärungsmaßnahme ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen einen Betroffenen einleitet.

Ergänzend kommen als mögliche Zwecke der Datenverarbeitung die in der allgemeinen Datenschutzinformation für Mitarbeiter:innen genannten Zwecke in Betracht.

4. Wer bekommt meine Daten?

Dawonia wird Ihre Daten im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen nur dann an Dritte oder andere Stellen im Unternehmen weitergeben, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder wir zuvor Ihre Einwilligung zu der entsprechenden Datenübermittlung eingeholt haben.

Bei Datenübermittlungen im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen kommen insbesondere die nachfolgenden Empfänger von Daten in Betracht:

• Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen: Dawonia wird die Ergebnisse von Aufklärungsmaßnahmen möglicherweise auch gegenüber öffentlichen Stellen offenlegen. Dies betrifft etwa deutsche oder ausländische Staatsanwaltschaften, Gerichte oder sonstige Behörden. Eine solche Weitergabe kann insbesondere dann notwendig sein, wenn Dawonia zur Offenlegung der entsprechenden Daten gesetzlich verpflichtet ist. Dies kann beispielsweise in Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren der Fall sein, die als Folge von Aufklärungsmaßnahmen eingeleitet werden.
• Dienstleister: Bei der Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen greifen wir gegebenenfalls auch auf die Unterstützung durch externe Dienstleister, wie etwa Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, zurück. Wir werden durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass diese Dienstleister Ihre Daten nur im Rahmen der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten.
• Weisungsgebundene Auftragsverarbeiter: Wir binden im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen möglicherweise auch Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein, z. B. im Rahmen des Dokumentenmanagements. Dawonia wird sicherstellen, dass diese Auftragsverarbeiter nur auf Basis eines wirksamen Auftragsverarbeitungsvertrags Daten für Dawonia verarbeiten.
• Sonstige Dritte: Sofern dies zur Durchführung der in dieser Datenschutzinformation genannten Zwecke erforderlich ist und keine entgegenstehenden schutzwürdigen Interessen betroffener Personen überwiegen, kommt zudem eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Prozessgegner oder an Versicherungen in Betracht.

Die allgemeinen Datenschutzhinweise für Mitarbeiter enthalten eine weitergehende Auflistung möglicher Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Angabe der maßgeblichen Rechtsgrundlagen.

Sofern wir Ihre für Compliance-Zwecke verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht direkt bei Ihnen selbst erhoben haben, erhalten wir diese typischerweise von den vorstehend in diesem Abschnitt der Datenschutzinformation genannten Stellen, Geschäftspartnern oder aus ähnlichen Quellen.

5. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie können als von der Datenverarbeitung betroffene Person verschiedene Betroffenenrechte geltend machen. Um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen, können Sie Dawonia über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen.

Zu den Betroffenenrechten zählen insbesondere:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde;

Die allgemeinen Datenschutzhinweise für Mitarbeiter:innen erläutern die Voraussetzungen und den Umfang der einzelnen Betroffenenrechte näher.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Dawonia wird die im Rahmen der Aufklärung von Hinweisen erhobene Daten nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere gemäß Art. 17 DSGVO, speichern bzw. löschen. Danach wird Dawonia Ihre Daten grundsätzlich dann löschen, wenn sie für die in dieser Datenschutzinformation genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften oder berechtigte Interessen von Dawonia können jedoch eine längere Aufbewahrung Ihrer Daten rechtfertigen. Beispielsweise kann Dawonia Ihre Daten gegebenenfalls während aktueller Rechtsstreitigkeiten, welche das Ergebnis möglicher Aufklärungsmaßnahmen sind, weiter aufbewahren. Die Speicherfristen richten sich dabei im Einzelfall nach dem Aufbewahrungsinteresse von Dawonia unter Berücksichtigung der Wichtigkeit der Aufbewahrung für Dawonia, der schutzwürdigen Interessen Betroffener an der Löschung sowie der Wahrscheinlichkeit, dass ein im Hinweisgebersystem gemeldeter Verdacht zutrifft.

Die allgemeinen Datenschutzhinweise für Mitarbeiter enthalten weitere Informationen zu den einschlägigen Vorgaben bei der Speicherung von personenbezogenen Daten von Beschäftigten.

7. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen finden weder automatisierte Einzelfallentscheidungen noch Maßnahmen zum Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

8. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO 

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. 

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

Empfänger eines Widerspruchs 

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an: 

Dawonia Management GmbH 
Bereich Personal 
Dom-Pedro-Straße 19 
80637 München 
personal@dawonia.de

 

9. Stand und Änderungen der Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzhinweise zu ergänzen und zu ändern. Die aktualisierten Datenschutzhinweise gelten ab ihrer Gültigkeit (vgl. Stand und Version der Datenschutzhinweise). 

Version 1.0 | Stand: Januar 2024